Todas las empresas pueden beneficiarse de tener un cierre mensual regular de la contabilidad de la empresa porque tener informes financieros precisos y actualizados ayuda a la gerencia ejecutiva con la previsión y mejora la toma de decisiones.
El proceso de liquidación consiste en conciliar las cuentas significativas del balance general y del estado de resultados, incluidas, entre otras,
EFECTIVO CUENTAS POR COBRAR
ACTIVOS FIJOS
CUENTAS POR PAGAR
DEUDA DE TARJETAS DE CRÉDITO
NÓMINA DE SUELDOS
EL PROCESO DE CIERRE MENSUAL INCLUYE TAMBIÉN LA ELABORACIÓN Y ANÁLISIS DEL CRONOGRAMA DE OBRAS EN CURSO.
PROCEDIMIENTOS PASO A PASO PARA EL CIERRE MENSUAL
Paso 1
Para conciliar el efectivo, cada artículo de depósito y retiro del extracto bancario mensual se concilia con el sistema de contabilidad para garantizar que todas las transacciones se registraron y aceptaron para el banco. También es importante analizar los cheques o depósitos pendientes que no se liquidaron en el banco de manera oportuna para garantizar que las transacciones se registren correctamente y sean recibidas por el beneficiario.
PASO 2
El saldo de las cuentas por cobrar debe revisarse asegurándose de que todas las facturas se hayan contabilizado para el período actual y de que todos los pagos recibidos se hayan aplicado correctamente. Además, es importante revisar el informe de antigüedad de las cuentas por cobrar en busca de artículos que tengan posibles problemas de cobrabilidad, que generalmente son facturas que tienen más de 60 a 90 días de vencimiento, según el ciclo de pago típico de sus clientes.
PASO 3
Las cuentas de activos fijos deben revisarse para registrar cualquier adición o disposición de activos fijos para el período y para registrar los ajustes de depreciación necesarios. El estado de resultados también debe revisarse en busca de partidas de gastos grandes que puedan haberse gastado sin darse cuenta y que deban capitalizarse.
ETAPA 4
Para calcular las cuentas por pagar, primero se elige un día de corte (que suele ser posterior a la primera semana del mes). A continuación, las facturas de los proveedores que llegan antes del día límite se registran en el libro mayor. Las facturas que llegan después del día de corte se registran en el mes siguiente. Cualquier otro pasivo de proveedores que no se facturen pero que la empresa conozca, se causan al cierre mensual con un ajuste a la cuenta de cuentas por pagar. Es importante revisar los estados de cuenta mensuales de proveedores y subcontratistas para asegurarse de que todas las facturas estén en el sistema de contabilidad y que el costo del trabajo sea el adecuado. Se debe realizar una revisión del informe de antigüedad de las cuentas por pagar para los créditos que se pueden tomar y una revisión de las facturas antiguas impagas.
PASO 5
Los estados de cuenta mensuales de las tarjetas de crédito se concilian con el libro mayor, asegurándose de que las transacciones se registren en las cuentas de gastos correctas y se calculen los costos del trabajo según sea necesario.
PASO 6
Para otras cuentas de deuda, como préstamos, documentos por pagar y líneas de crédito, los saldos deben estar de acuerdo con los cronogramas de amortización del préstamo y las declaraciones del prestamista, lo que garantiza que los pagos de capital e intereses se hayan aplicado correctamente.
PASO 7
Los asientos contables de la nómina se verifican para asegurarse de que el tiempo de cada empleado se asigne al trabajo o cuenta de gastos correctos. Todas las obligaciones de nómina se revisan para asegurarse de que las retenciones requeridas se paguen a tiempo a las autoridades fiscales de los empleados.
