Ogni azienda può trarre vantaggio dall’avere una chiusura mensile regolare della contabilità dell’azienda perché avere rapporti finanziari accurati e aggiornati aiuta la direzione esecutiva con le previsioni e migliora il processo decisionale.
Il processo di liquidazione consiste nella riconciliazione dei conti di stato patrimoniale e conto economico significativi, inclusi ma non limitati a
CREDITI IN CASSA
IMMOBILIZZAZIONI
È POSSIBILE PAGARE PER QUESTI ACCOUNT
CARTE DI CREDITO DEBITO
LIBRO PAGA
IL PROCESSO DI CHIUSURA MENSILE INCLUDE ANCHE LA PREPARAZIONE E L’ANALISI DEL PROGRAMMA DEI LAVORI IN CORSO.
PROCEDURE PASSO-PASSO PER LA CHIUSURA MENSILE
Passo 1
Per riconciliare i contanti, ogni elemento di deposito e prelievo dall’estratto conto mensile viene riconciliato con il sistema contabile per garantire che tutte le transazioni siano state registrate e concordate con la banca. È anche importante analizzare eventuali assegni o depositi in sospeso che non hanno cancellato la banca in modo tempestivo per garantire che le transazioni siano registrate correttamente e ricevute dal beneficiario.
PASSO 2
Il saldo dei crediti deve essere rivisto assicurandosi che tutte le fatture siano state registrate per il periodo corrente e assicurandosi che tutti i pagamenti ricevuti siano stati applicati correttamente. Inoltre, è importante esaminare il report sull’invecchiamento della contabilità clienti per gli articoli che presentano potenziali problemi di riscossione, che in genere sono fatture scadute da più di 60-90 giorni a seconda del ciclo di pagamento tipico dei clienti.
FASE 3
I conti cespiti devono essere rivisti per registrare eventuali aggiunte o dismissioni di cespiti per il periodo e per registrare le rettifiche di ammortamento necessarie. Il conto economico dovrebbe essere rivisto anche per voci di spesa elevate che potrebbero essere state inavvertitamente spesate e che dovrebbero essere capitalizzate.
FASE 4
Per calcolare i debiti, in primo luogo, viene scelto un giorno limite (che di solito è dopo la prima settimana del mese). Successivamente, le fatture fornitore che arrivano prima del giorno limite vengono registrate nella contabilità generale. Eventuali fatture in arrivo dopo il giorno limite vengono registrate il mese successivo. Eventuali altre passività del fornitore non fatturate ma note alla società maturano alla chiusura mensile con un adeguamento del conto fornitori. È importante rivedere le dichiarazioni mensili del fornitore e del subappaltatore per assicurarsi che tutte le fatture siano nel sistema contabile e che il costo del lavoro sia corretto. È necessario eseguire una revisione del rapporto sull’invecchiamento della contabilità fornitori per i crediti che possono essere prelevati e la revisione di eventuali vecchie fatture non pagate.
FASE 5
Gli estratti conto mensili delle carte di credito vengono riconciliati con la contabilità generale assicurandosi che le transazioni vengano registrate per correggere i conti spese e il costo del lavoro, se necessario.
PASSO 6
Per altri conti di debito, come prestiti, effetti passivi e linee di credito, i saldi dovrebbero concordare con i piani di ammortamento del prestito e le dichiarazioni del mutuante, garantendo che i pagamenti del capitale e degli interessi siano stati applicati correttamente.
PASSO 7
Le voci della contabilità salariale vengono verificate per assicurarsi che il tempo di ciascun dipendente sia assegnato al lavoro o al conto spese corretto. Tutte le passività sui salari vengono riviste per assicurarsi che le ritenute necessarie vengano pagate puntualmente alle autorità fiscali dei dipendenti.
